Ada keuntungan dari file yang disimpan dalam tipe read only yaitu: Aman; karena file tersebut tidak gampang diubah oleh orang yang tanpa sengaja memencet atau ter-delete. Sedangkan kelemahannya adalah ada kalanya saat file itu dibuat mungkin ide atau inspirasi tidak muncul tetapi setelah disimpan dan dibuka lagi ternyata memerlukan adanya perubahan, padahal posisi file sudah disimpan dalam tipe read only.
Untuk mengantisipasi adanya kemungkinan perubahan dan tambahan dikemudian hari maka sebaiknya buatlah file tersebut menjadi dua (2) buah; 1 file tetap pada posisi orisinal (penyimpanan normal) dan file yang 1 lagilah yang anda posisikan ke read only. Bila file read only tadi ternyata ada perubahan maka file orisinil tadi masih anda miliki dan lakukanlah perubahan pada file orisinil tadi lalu simpan lagi ke tipe read only. Cara menyimpan dari file orisinil gunakanlah perintah file-save as agar file orisinil tetap ada (1 file) dan 1 file lagi yaitu file orisinil yang tersimpan dalam type read only.
Langkah-langkah yang perlu diperhatikan saat memposisikan sebuah file ke tipe read only adalah memastikan bahwa file tersebut sudah final, artinya tidak ada lagi tambahan atau perubahan. Jika itu sudah anda pastikan maka langkah berikutnya sebagai berikut (Ms word 2007):
1. Bukalah file yang akan di pindah ke tipe read only
2. klik file (office button) - prepare-markas final (seperti jendela berikut ini)
3. muncul jendela berikut ini lalu klik ok
4. berikut muncul jendela save as (ini sama dengan pengisian saat menyimpan file dengan cara normal)
pastikan file disimpan di mana (bar my document di atas pilihan dimana file di simpan) dan nama file lalu klik save
Nah selesai sudah sebuah file anda simpan dalam tipe read only dan selanjutnya file ini dapat anda gunakan tanpa khawatir akan terjadi perubahan atau pergeseran isi file yang dilakukan tanpa sengaja. Selamat mencoba ....????!!!!
