Database adalah kumpulan data (informasi) yang disusun berkelompok-kelompok yang saling berhubungan yang diperuntukkan menghasilkan data (informasi). Dari pengertian yang sederhana tersebut dapat disimpulkan bahwa ada beberapa hal:
1. Objek data; maksudnya database yang akan dibuat apakah objeknya benda (barang) atau individu agar dapat menyusun informasi yang akan disampaikan. Jika benda (barang) maka informasinya adalah apa yang melekat pada benda tersebut saja, tetapi sebaliknya bila objeknya adalah individu maka informasinya adalah individu itu sendiri dan informasi lainnya yang masih ada hubungan dengan individu tersebut. Misalnya database pegawai maka sudah harus disertakan juga informasi istri/suami, anak, orangtua sedangkan benda (barang) hanya informasi yang memproduksinya saja sebagai tambahan.
2. Kelompok informasi; maksudnya kelompok-kelompok yang dibuat (= tabel) haruslah memiliki informasi yang berdiri sendiri dan tidak saling tumpang tindih atau dengan perkataan lain jangan ada informasi yang sama berada di beberapa kelompok (=tabel). Misalnya kelompok gaji maka hanya berisikan data gaji mulai dari gaji pokok, tunjangan, bonus, lembur, dan seterusnya. Jangan informasi dikaitkan dengan anak atau istri. Misalnyanya kelompok pabrik yang memproduksi pada objek benda (barang) maka hanya menginformasikan pabrik pembuatnya saja tanpa memasukkan harga, potongan, pajak dan sebagainya.
3. Hubungan antar tabel (querry); maksudnya hubungan (link) antar kelompok (tabel) haruslah ada dengan membuat satu field dan field ini ada pada setiap kelompok. Misalnya pada objek benda (barang) field yang menjadi penghubung antar tabel adalah Kode Barang, pada objek individu maka field nya biasanya adalah No Pegawai
4. Field penghubung haruslah unik; maksudnya field penghubung haruslah menggambarkan kondisi objek, misalnya kode barang berikut ini "10232009" dimana 10 berarti jenis barang elektronik, 23 berarti televisi dan 2009 adalah tahun produksi barang. Atau untuk No pegawai misalnya "199003201" dimana 1990 berarti tahun masuk kerja, 03 berarti departemenya dan 201 adalah nomor pegawainya.
5. Tentukan data type yang tepat untuk kebutuhan; maksudnya data type haruslah dapat bisa menerima informasi yang dimasukkan (input) dan dapat diperoses menghasilkan informasi. Misalnya field kode pos sebaiknya pilihannya text karena pembacaannya lebih gampang walaupun isinya berupa angka, field umur sebaiknya juga text, golongan juga sebaiknya text walaupun isinya berupa angka.
