Primary key sebagai field penghubung dalam database Ms Access

Primary Key adalah sebuah field yang terdapat pada setiap tabel yang di buat. Pertanyaannya adalah "kenapa field tersebut selalu ada pada setiap tabel?" Nah jawabannya adalah diperlukan satu field yang dijadikan sebagai penghubung dimana satu tabel dengan tabel yang lainnya akan dapat berhubungan (terkait) lewat field yang ada tadi di setiap tabel. Jika telah ada field penghubung tadi maka field-field yang ada dari setiap tabel sudah dapat digunakan.


sebagai contoh sebagai berikut:


tabel pegawai                       tabel gaji                            tabel keluarga

nomor pegawai                    nomor pegawai                  nomor pegawai
nama pegawai                      gaji pokok                         nama pasangan
jenis kelamin                        bonus                                tanggal lahir pasangan
umur                                    pajak                                  jumlah anak
tanggal masuk kerja             potongan                           dan seterusnya ......
golongan                              asuransi
dan seterusnya ...                 dan seterusnya ....


contoh di atas terdapat satu field yaitu nomor pegawai pada setiap tabel, maka sudah dapat dipastikan bahwa fiel nomor pegawai dijadikan sebagai primary key. Ke 3 (tiga) tabel di atas dapat digabungkan dengan mengambil field-field yang diperlukan dan ke tiga tabel akan secara otomatis tergabung lewat primaru key tadi.

sebut saja ke tiga tabel telah dibuatkan primary key maka field-field yang terdapat di tabel-tabel tersebut dapat digunakan untuk memunculkan keterangan baru yang merupakan hasil dari gabungan ke 3 field di atas. Misalnya membuat keterangan gaji

tabel pembayaran gaji

nomor pegawai   -------------   primary key
golongan             -------------   tabel pegawai
jumlah anak        -------------   tabel pasangan
gaji pokok           -------------   tabel gaji
bonus                  -------------   tabel gaji
pajak                   -------------   tabel gaji
dan seterusnya

tidak ada masalah lagi bila primary key telah ditetapkan dan penggabungkan dari field-field yang terdapat di tabel dapat dilakukan seperti contoh di atas. Selamat mencoba.....!!!!!!!

Komponen tabel pada Ms access

Tabel pada Ms access merupakan sekeklompopk data yang berisikan informasi yang terdiri dari record dan data type. Langkah awal dalam pembuatan database menggunakan Ms access adalah pembuatan tabel. Sifat dari tabel diantaranya:

a. Unik; maksudnya setiap tabel memililki informasi yang saling berbeda dengan tabel lainnya sehingga tidak ada informasi yang tumpang tindih dimana informasi pada satu tabel di ulang lagi pada tabel lainnya.

b. Tipe data pada setiap field; maksudnya tabel memiliki field-field yang berisikan informasi dan masing-masing informasi memiliki tipe-tipe data yang disesuaikan dengan tipe informasinya. Kesalahan dalam menentukan data type-nya maka dapat menyebabkan error.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan sebuah field:

1. Field name sebaiknya tidak menggunakan spasi, dan kalaupun field name terdiri dari dua kata atau lebih maka sebaiknya menggunakan underscore ( _ ) atau tidak menggunakan spasi sama sekali. Misalnya field name untu Nomor pegawai maka pada field name dapat dituliskan sebagai berikut "nomor_pegawai", atau "Nomorpegawai".

2. Field name hanya sebuah penandaan item informasi; maksudnya yang dibutuhkan adalah informasi yang akan diisikan pada setiap field name dan field name itu sendiri dapat saja tidak dituliskan lengkap (disingkat), atau diberikan peng-kode-an. Misalnya nomor pegawai dapat saja dalam membuat field name dituliskan "nopeg"

3. Jika field name memiliki kata yang sama maka sebaiknya menggunakan keteranga tambahan, misalnya ada beberapa macam pajak yang harus dikenakan pada setiap individu maka field namenya dibuatkan dengan manambah angka atau text lainnya seperti pajak1, pajak2, pajak3 dan seterusnya.

Selamat mencoba dan semoga sukses dalam pembuatan sebuah database menggunakan Ms access.  

5 tips dalam membuat database

Database adalah kumpulan data (informasi) yang disusun berkelompok-kelompok yang saling berhubungan yang diperuntukkan menghasilkan data (informasi). Dari pengertian yang sederhana tersebut dapat disimpulkan bahwa ada beberapa hal:

1. Objek data; maksudnya database yang akan dibuat apakah objeknya benda (barang) atau individu agar dapat menyusun informasi yang akan disampaikan. Jika benda (barang) maka informasinya adalah apa yang melekat pada benda tersebut saja, tetapi sebaliknya bila objeknya adalah individu maka informasinya adalah individu itu sendiri dan informasi lainnya yang masih ada hubungan dengan individu tersebut. Misalnya database pegawai maka sudah harus disertakan juga informasi istri/suami, anak, orangtua sedangkan benda (barang) hanya informasi yang memproduksinya saja sebagai tambahan.

2. Kelompok informasi; maksudnya kelompok-kelompok yang dibuat (= tabel) haruslah memiliki informasi yang berdiri sendiri dan tidak saling tumpang tindih atau dengan perkataan lain jangan ada informasi yang sama berada di beberapa kelompok (=tabel). Misalnya kelompok gaji maka hanya berisikan data gaji mulai dari gaji pokok, tunjangan, bonus, lembur, dan seterusnya. Jangan informasi dikaitkan dengan anak atau istri. Misalnyanya kelompok pabrik yang memproduksi pada objek benda (barang) maka hanya menginformasikan pabrik pembuatnya saja tanpa memasukkan harga, potongan, pajak dan sebagainya.

3. Hubungan antar tabel (querry); maksudnya hubungan (link) antar kelompok (tabel) haruslah ada dengan membuat satu field dan field ini ada pada setiap kelompok. Misalnya pada objek benda (barang) field yang menjadi penghubung  antar tabel adalah Kode Barang, pada objek individu maka field nya biasanya adalah No Pegawai

4. Field penghubung haruslah unik; maksudnya field penghubung haruslah menggambarkan kondisi objek, misalnya kode barang berikut ini "10232009" dimana 10 berarti jenis barang elektronik, 23 berarti televisi dan 2009 adalah tahun produksi barang. Atau untuk No pegawai misalnya "199003201" dimana 1990 berarti tahun masuk kerja, 03 berarti departemenya dan 201 adalah nomor pegawainya.

5. Tentukan data type yang tepat untuk kebutuhan; maksudnya data type haruslah dapat bisa menerima informasi yang dimasukkan (input) dan dapat diperoses menghasilkan informasi. Misalnya field kode pos sebaiknya pilihannya text karena pembacaannya lebih gampang walaupun isinya berupa angka, field umur  sebaiknya juga text, golongan juga sebaiknya text walaupun isinya berupa angka.

Semoga 5 tups di atas dapat membantu pembuatan sebuah database dan dapat memperkecil kesalahan dalam penyusunan informasi. Selamat mencoba...!!!!

Bekerja dengan Form

Form merupakan fasilitas dari Ms access yang diperuntukkan membuat tampilan input data lebih semakin mudah, sederhana dan indah. Pada dasarnya input data dapat dilakukan pada posisi tabel dimana tabel yang selesai dibuat dan langsung dapat di input. Kebanyakan yang belajar Access melakukan input data lewat tabel, sehingga form sering tidak digunakan. 

Ada perbedaan tampilan antar tabel dan form dimana tabel menampilkannya dalam bentuk kolom dan baris (seperti Ms excel) sedangkan form dapat menampilkan dalam tampilan berwarna dan tidak menggunakan baris dan kolom tetapi menggunakan bar dan button.

Langkah-langkah membuat form:

1. klik tabel yang akan dibuatkan form

2. klilk toolbar create-form

Pengaturan dari form dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas

Keterangan:

a. form view untuk melihat hasil form

b. layout view untuk merubah/mengatur posisi field name

c. design view untuk merubah/mengatur posisi field name dan penambahan fasilitas lainnya pada form

Nah...selesai sudah form yang dibuat dan selanjutnya memberikan tampilan yang semenarik mungkin tanpa mengurangi tujuan form itu sendiri yaitu media input data. Selamat mencoba.....!!!!! 

Bekerja dengan Data type

Data type merupakan penentuan jenis data tipe untuk sebuah field name yang terdapat pada sebuah tabel. Data type ini perlu ditentukan dengan BENAR karena data yang diinput nantinya dibaca oleh Ms Access sesuai dengan data type yang telah ditentukan. Data type memegang peranan penting dalam proses pengurutan atau pencarian yang didasari oleh data type, sebut saja mencari database yang didasari atas tanggal lahir atau field lainnya.

Misalnya sebuah field name "tanggal lahir" dan "data type"-nya di pilih number maka saat mengisi tanggal lahir "17 Agustus 1990" maka yang ditampilkan oleh Ms Access adalah pesan error atau mungkin tetap bisa diproses tetapi tidak dapat digunakan untuk pengurutan berdasarkan tanggal lahir dan lain sebagainya. Jelas database yang dibuat tidak akan dapat difungsikan secara maksimal karena pengerjaan akan tetap seperti manual dan tidak ada guna dari Ms Access sebagai database.

Langkah-langkah memnentukan sebuah data type sebagai berikut:

1. klik scrol bar data type (seperti pada gambar berikut ini):

Ada beberapa pilihan data type seperti text, memo, number, date/time, currency, lookup wizard

2. setelah menentukan data type maka close jendela tabel 

Nah...masalah kecil diatas tidak dapat diabaikan dan jika terjadi kesalahan pemilihan data type maka sebaiknya pembuatantabel-tabel berikut jangan diteruskan karena dapat membuat database yang dibuat tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Buatlah sebuah tabel untuk sebuah database yang berisikan informasi yang benar-benar dapat dijalankan dan dapat dilink kan dengan tabel yang lainnya. Sesuatu yang dibuat pada Ms Access selalu untuk berpikir bahwa field ini berfungsi bagi tabel lainnya. Selamat mencoba......!!!!

Bekerja dengan tabel

Tabel merupakan komponen dari sebuah database yang berisikan primary key, field name, data type dan description. Setiap input data dilakukan pada tabel dan menentukan: primary key, field name dan data type. Seperti jendela tabel berikut ini:

Berikut penjelasannya:

1. Primary key; merupakan field kunci yang digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel yang lainnya. Jika tabel satu berhubungan (connected) harus memiliki field yang sama yang digunakan tabel lainnya. dan field yang sama tadilah yang menjadi primary key-nya. Pemberian key dengan cara mengklik field name yang akan diberikan key lalu klik icon primary key (icon bergambar kunci)

2. Field name; dapat disebut sebagai item-item pertanyaan yang isinya harus dilengkapi saat input record (data). Sebut saja tabel pegawai yang berisikan field name: nama pegawai, jenis kelamin, umur, dan setrusnya. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan saat membuat field name seperti: tidak menggunakan spasi (bila perlu spasi maka gunakan under score “_”) dan singkat serta padat (jangan menggunakan kalimat yang terlalu panjang.

3. Data type; menentukan jenis data yang dimasukkan dalam setiap field name. Misalnya field name nama maka disi dengan nama “tamara“, nah yang perlu ditentukan type data-nya adalah tamara tersebut, apakah tamara itu tipe text, number, date-time dan seterusnya. begitu juga dengan field tanggal lahiryang disikan dengan tanggal “12 Agustus 1990” maka ini dapat dipastikan bahwa type data-nya adalah date (penanggalan). Cara menentukan jenis data type dengan cara klik scroll bar data type yang terdapat pada baris field name dimana fiel name dibuat.

Perlu dipastikan 3 hal tersebut di atas agar tabel yang dibuat tidak mengalami kesalahan dalam input data yang kesalahan ini dapat mengakibatkan tabel tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Perbaikan dari kesalahan-kesalahan pembuatan tabel ini akan sulit dilakukan bila tabel yang dibuat telah lengkap. Mencari kesalahan tabel pada sebuah database tidaklah semudah mencari kesalahan pada ms. word yang cukup menghapus kata yang salah dan mengetikkan kata baru tetapi pada ms. access tidaklah cukup dengan menghapus (delete) atau mengganti (copy) tetapi lebih jauh lagi kesalahan tadi semakin kompleks/rumit karena adanya saling keterkaitan antara satu tabel dengan tabel yang lain (primary key).

Nah, cobalah untuk mengonsep dan mencek terlebih dahulu field name dan menentukan data type nya barulah membuatnya di access. Semoga dengan langkah ini kesalahan-kesalahan yang dilakukan dapat dihindari dan tabel pun dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Selamat Mencoba….!!!