Tabel merupakan komponen dari sebuah database yang berisikan primary key, field name, data type dan description. Setiap input data dilakukan pada tabel dan menentukan: primary key, field name dan data type. Seperti jendela tabel berikut ini:
1. Primary key; merupakan field kunci yang digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel yang lainnya. Jika tabel satu berhubungan (connected) harus memiliki field yang sama yang digunakan tabel lainnya. dan field yang sama tadilah yang menjadi primary key-nya. Pemberian key dengan cara mengklik field name yang akan diberikan key lalu klik icon primary key (icon bergambar kunci)
2. Field name; dapat disebut sebagai item-item pertanyaan yang isinya harus dilengkapi saat input record (data). Sebut saja tabel pegawai yang berisikan field name: nama pegawai, jenis kelamin, umur, dan setrusnya. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan saat membuat field name seperti: tidak menggunakan spasi (bila perlu spasi maka gunakan under score “_”) dan singkat serta padat (jangan menggunakan kalimat yang terlalu panjang.
3. Data type; menentukan jenis data yang dimasukkan dalam setiap field name. Misalnya field name nama maka disi dengan nama “tamara“, nah yang perlu ditentukan type data-nya adalah tamara tersebut, apakah tamara itu tipe text, number, date-time dan seterusnya. begitu juga dengan field tanggal lahiryang disikan dengan tanggal “12 Agustus 1990” maka ini dapat dipastikan bahwa type data-nya adalah date (penanggalan). Cara menentukan jenis data type dengan cara klik scroll bar data type yang terdapat pada baris field name dimana fiel name dibuat.
Perlu dipastikan 3 hal tersebut di atas agar tabel yang dibuat tidak mengalami kesalahan dalam input data yang kesalahan ini dapat mengakibatkan tabel tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Perbaikan dari kesalahan-kesalahan pembuatan tabel ini akan sulit dilakukan bila tabel yang dibuat telah lengkap. Mencari kesalahan tabel pada sebuah database tidaklah semudah mencari kesalahan pada ms. word yang cukup menghapus kata yang salah dan mengetikkan kata baru tetapi pada ms. access tidaklah cukup dengan menghapus (delete) atau mengganti (copy) tetapi lebih jauh lagi kesalahan tadi semakin kompleks/rumit karena adanya saling keterkaitan antara satu tabel dengan tabel yang lain (primary key).
Nah, cobalah untuk mengonsep dan mencek terlebih dahulu field name dan menentukan data type nya barulah membuatnya di access. Semoga dengan langkah ini kesalahan-kesalahan yang dilakukan dapat dihindari dan tabel pun dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Selamat Mencoba….!!!
