Formula If dengan And dalam pembacaan cell-range

Adakalanya dalam membuat ketentuan menggunakan beberapa syarat dimana masing-masing syarat-syarat tadi memiliki ketentuan sendiri-sendiri. Dua varibel atau lebih ini tentu memerlukan penggabungan beberapa fungsi yang terdapat pada Ms. Excel. Ada beberapa contoh kasus diantaranya:

a. Ketentuan untuk naik kelas dan tidak naik kelas oleh seorang wali kelas dimana ada variabel mata pelajaran dan variabel rata-rata. 

b. Ketentuan untuk penjurusan oleh wali kelas dimana syarat untuk IPA dan IPS berbeda dimana syarat IPA tentu berhubungan dengan mata pelajaran PA dan begitu pula syarat IPS tentu mengacu kepada mata pelajaran IPS.

c. Ketentuan untuk kelulusan oleh sekolah dimana seorang siswa harus memenuhi ketentuan dari variabel mata pelajaran dan variabel rata-rata, dimana masing-masing variabel memiliki standar nilai untuk lulus.

Contoh kasus

Dalam pembagian jurusan IPA atau IPS maka ada syarat yang harus dipenuhi:
a. Jurusan IPA; nilai dari kimia, fisika, biologi harus lebih dari 7 dan nilai rata-rata lebih besar dari 7
b. Jurusan IPS; hasil penolakan yang tidak IPA jadi dalam hal ini ketentuan IPS tidak perlu dibuatkan

Karena logika nya jika siswa tidak diterima dalam kelompok IPA maka secara otomatis masuk kelompok IPS, atau sebaliknya anda bergerak dari syarat IPS maka jika tidak masuk kelompok IPS maka secara otomatis masuk kelompok IPA

Dari kasus di atas dapat disimpulkan:

1. Penyelesaiannya menggunakan fungsi If karena pilihan lebih dari satu; yaitu IPA atau IPS

2. Menggunakan fungsi AND karena ada dua variabel yang menjadi syarat yaitu nilai kimia, fisika, biologi adalah variabel 1 dan variabel dua adalah nilai rata-rata. Dimana ke dua variabel ini haruslah terpenuhi untuk nilai true. Terpenuhi di sini adalah nilainya harus lebih besar dari 7 dan jika salah satu variabelnya kurang dari 7 maka hasilnya false.

Ciri dari And adalah  terdiri dari dua variebel atau lebih; dan syarat yang ditentukan haruslah terpenuhi. Jika saah satu variabel tidak terpenuhi maka fungsi and tidak dapat digunakan. Jika kondisinya salah satu variabelnya boleh tidak terpenuhi (kata lain salah satu saja dari dua variabel terpebuhi) maka gunakanlah OR

maka formulanya untuk kasus di atas adalah

=if(and(c6>7,d6>7,e6>7,h6>7),"IPA","IPS")

Penjelasannya sebagai berikut:
a. Yang dicetak tebal adalah variabel 1
b. yang dicetak miring adalah variabel 2
c. yang IPA adalah hasil untuk true
d. yang IPS adalah hasil untuk false

Formula di atas dapat anda tambah item (yang tadinya 3 mata pelajaran menjadi 4, 5 atau lebih) variabel 1 dan variabel 2. Dan susunannya pun dapat anda ganti yang variabel 1 menjadi variabel 2 atau sebaliknya.

Nah selesai sudah formula dibuatkan anda tinggal mengcopy rumus tersebut dan menginput data mentahnya; selanjutnya tanpa susah payah anda mencek setiap nilai maka Ms Excel sudah langsung membuatkan hasilnya berdasarkan nilai yang anda masukkan untuk setiap mata pelajaran dan rata-ratanya. Selamat mencoba....????!!!!!

Bekerja dengan IF

Fungsi IF merupakan fungsi logika yang memiliki kemungkinan/pilihan lebih dari satu. Banyaknya jumlah kemungkinan/pilihan dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang diperlukan, bisa 2, 3, 4 bahkan lebih. Adapun kemungkinan/pilihan ini bertujuan agar semua data yang ada dapat dikelompokkan/dipilah/dibagi sehingga informasinya pun sudah terkelompok sesuai dengan keinginan. 

Ada beberapa contoh dalam membuat kemungkinan/pilihan tersebut:

1. Kemugkinan dengan 2 pilihan; contohnya pilihan lulus atau tidak lulus, discount atau tidak discount, elektronik atau bukan elektronik dan lain sebagainya.

2. Kemungkinan dengan 3 pilihan; contohnya pilihan dalam
a. mengkategorikan pekerjaan Pegawai negeri, pegawai swasta atau wiraswasta
b. mengkategorikan kelas angkutan umum ekonomi, AC, super eksekutif

Pilihan atau kemungkinan yang dibuat haruslah ditentukan terlebih dahulu patokan untuk mengkategorikannya atau memilahnya, misalnya keterangan lulus, tidak lulus ditentukan dari nilai rata-rata keseluruhan; menentukan discount atau tidak discount dari total pembayaran. Begitu juga dengan kelas angkutan umum ekonomi, AC atau super eksekutif ditentukan dari jam keberangkatan, pekerjaan ditentukan dari 

Langkah-langkah membaca ketentuan dan menuliskannya dalam formula IF:

Maka formula yang dituliskan adalah

=if(b5>71,"lulus",if(b5<71,"tidak lulus"))

Kalau formula ini diterjemahkan ke dalam bahasa maka dapat diartikan sebagai berikut:

jika rata-rata nilai lebih besar dari 71 maka keterangan lulus, jika rata-rata nilai lebih kecil dari 71 maka keterangan tidak lulus.

Coba perhatikan penulisan formula dan artinya

a. if dibaca jika 

b. koma dibaca maka 

c. b5 dibaca rata-rata nilai

d. keterangan tidak dibaca karena pencarian berada di kolom keterangan

Ada ketentuan yang harus diketahui dalam pembacaan:

1. Jika dalam menulis formula TIDAK DIBENARKAN menggunakan SPASI, artinya penulisan selalu dirapat saja tanpa spasi KECUALI dalam tanda kutip dua 

2. Jika teks maka diberikan tanda kutip pembuka dan kutip penutup seperti tanda kutip pada keterangan lulus dan tidak lulus

3. Jika angka maka tidak diberi tanda kutip seperti 71

3. Berapa jumlah kurung buka yang dibuka HARUSLAH sebanyak itu pula kurung tutupnya

Nah....semakin pembacaan formula disesuaikan dengan ketentuannya maka semakin mudah untuk memahami fungsi if. Tetapi bila membaca formula diatas dengan pembacaan if, b5, koma dan seterusnya maka akan semakin sulit untuk membuat formula. TETAPI jika pembacaan seperti if, b5 dibaca rata-rata nilai, koma dibaca maka, akan sesuai dengan KETERANGAN KETENTUAN YANG DIBUAT. Jadi mulailah untuk menulis formula tetapi membacanya sesuai dengan ketentuan yang ada. Selamat mencoba......!!!!!!!!