Formula If dengan And dalam pembacaan cell-range

Adakalanya dalam membuat ketentuan menggunakan beberapa syarat dimana masing-masing syarat-syarat tadi memiliki ketentuan sendiri-sendiri. Dua varibel atau lebih ini tentu memerlukan penggabungan beberapa fungsi yang terdapat pada Ms. Excel. Ada beberapa contoh kasus diantaranya:

a. Ketentuan untuk naik kelas dan tidak naik kelas oleh seorang wali kelas dimana ada variabel mata pelajaran dan variabel rata-rata. 

b. Ketentuan untuk penjurusan oleh wali kelas dimana syarat untuk IPA dan IPS berbeda dimana syarat IPA tentu berhubungan dengan mata pelajaran PA dan begitu pula syarat IPS tentu mengacu kepada mata pelajaran IPS.

c. Ketentuan untuk kelulusan oleh sekolah dimana seorang siswa harus memenuhi ketentuan dari variabel mata pelajaran dan variabel rata-rata, dimana masing-masing variabel memiliki standar nilai untuk lulus.

Contoh kasus

Dalam pembagian jurusan IPA atau IPS maka ada syarat yang harus dipenuhi:
a. Jurusan IPA; nilai dari kimia, fisika, biologi harus lebih dari 7 dan nilai rata-rata lebih besar dari 7
b. Jurusan IPS; hasil penolakan yang tidak IPA jadi dalam hal ini ketentuan IPS tidak perlu dibuatkan

Karena logika nya jika siswa tidak diterima dalam kelompok IPA maka secara otomatis masuk kelompok IPS, atau sebaliknya anda bergerak dari syarat IPS maka jika tidak masuk kelompok IPS maka secara otomatis masuk kelompok IPA

Dari kasus di atas dapat disimpulkan:

1. Penyelesaiannya menggunakan fungsi If karena pilihan lebih dari satu; yaitu IPA atau IPS

2. Menggunakan fungsi AND karena ada dua variabel yang menjadi syarat yaitu nilai kimia, fisika, biologi adalah variabel 1 dan variabel dua adalah nilai rata-rata. Dimana ke dua variabel ini haruslah terpenuhi untuk nilai true. Terpenuhi di sini adalah nilainya harus lebih besar dari 7 dan jika salah satu variabelnya kurang dari 7 maka hasilnya false.

Ciri dari And adalah  terdiri dari dua variebel atau lebih; dan syarat yang ditentukan haruslah terpenuhi. Jika saah satu variabel tidak terpenuhi maka fungsi and tidak dapat digunakan. Jika kondisinya salah satu variabelnya boleh tidak terpenuhi (kata lain salah satu saja dari dua variabel terpebuhi) maka gunakanlah OR

maka formulanya untuk kasus di atas adalah

=if(and(c6>7,d6>7,e6>7,h6>7),"IPA","IPS")

Penjelasannya sebagai berikut:
a. Yang dicetak tebal adalah variabel 1
b. yang dicetak miring adalah variabel 2
c. yang IPA adalah hasil untuk true
d. yang IPS adalah hasil untuk false

Formula di atas dapat anda tambah item (yang tadinya 3 mata pelajaran menjadi 4, 5 atau lebih) variabel 1 dan variabel 2. Dan susunannya pun dapat anda ganti yang variabel 1 menjadi variabel 2 atau sebaliknya.

Nah selesai sudah formula dibuatkan anda tinggal mengcopy rumus tersebut dan menginput data mentahnya; selanjutnya tanpa susah payah anda mencek setiap nilai maka Ms Excel sudah langsung membuatkan hasilnya berdasarkan nilai yang anda masukkan untuk setiap mata pelajaran dan rata-ratanya. Selamat mencoba....????!!!!!

Menampilkan judul tercetak (printing) pada setiap halaman dengan Ms Excel

Ada kalanya dalam membuat sebuah laporan menggunakan aplikasi Ms Excel yang terdiri dari lebih satu halaman memerlukan judul kolom dan baris untuk halaman ke dua dan seterusnya. Hal ini disebabkan karena judul hanya terdapat pada halaman pertama saja dan untuk halaman ke dua dan seterusnya tidak memiliki judul kolom dan baris. Ini disebabkan judul kolom dan baris pada halaman ke dua dan seterusnya mengikuti judul kolom dan baris pada halaman pertama. Bagaimana caranya agar judul kolom dan baris tersebut tercetak pada setiap halamannya.

Yang dimaksud dengan judul kolom dan baris adalah seperti jendela berikut ini:

Tidak sulit untuk melakukan hal di atas karena hanya mengatur pencetakan pada menu print. Langkah-langkah untuk menghasilkan cetakan seperti itu adalah sebagai berikut:

1. Buka sheet yang akan di cetak

2. Klik file (office button versi 2007) - page setup (seperti pada jendela berikut ini):

3. Selanjutnya klik tab sheet (seperti jendela berikut ini):

Langkah yang harus anda lakukan adalah sebagai berikut:
a. klik pada bar rows to repeat at top
b. blok  judul kolom dan baris yang terdapat pada sheet kerja anda
c. Maka akan muncul range pada bar rows to repeat at top
d. selanjutnya klik ok

Setelah ini selesai anda lakukanmaka lakukan perintah print seperti biasa dan Ms Excel akan secara otomatis akan memotong bagian untuk halaman ke dua, ke tiga dan seterusnya dan pada setiap halaman akan dimunculkanjudul kolom dan baris tersebut.

Gampang bukan? Untuk itu anda tidak perlu lagi repot-repot untuk membuat judul kolomdan baris untuk setiap halaman secara manual karena dengan cara di atas maka semuanya dapat terselesaikan dengan mudah, cepat dan rapi. Selamat mencoba.....????!!!!

Gabungan Fungsi Logika If dengan Fungsi Text

Adakalanya fungsi IF saja tidak dapat menyelesaikan masalah dalam pembacaan sebuah cell demikian juga dengan fungsi text tidak dapat menyelesaikan masalah. Masing-masing fungsi baik IF dan Text memiliki kekurangan sehingga perlu penggabungan IF dan text agar dapat menyelesaikan permasalahan yang ada.

Contoh:
Kode TV29, jika dibaca dengan fungsi text maka di dapat TV atau 29 yang dapat saja diartikan Televisi dan ukurannya 29 inci.
Kode TV29, jika dibaca dengan fungsi logika IF maka dapat saja diartikan hanya satu pilihan misalnya televisi televisi 29 inci tanpa adanya pemisahan kolom atau dengan kata lain hanya untuk satu kolom pencarian saja.


Sementara kode TV29 memiliki arti (1) untuk kolom jenis barang: Televisi; (2) untuk kolom ukuran: 29 jadi tidaklah mungkin untuk membaca IF yang sama untuk dua kolom tersebut (kolom jenis barang dan kolom ukuran)

Dan bila pembacaan dengan fungsi text maka (1) kolom jenis barang: TV, (2) untuk kolom ukuran: 29 tanpa ada keterangan arti tambahan seperti TV dibaca televisi dan 29 dibaca 29 inci.

Solusinya tentulah untuk membaca karakter TV saja maka diperlukan fungsi text dan TV di baca Televisi digunakan fungsi IF maka formula untuk itu dapat dituliskan sebagai berikut:
misalnya kode TV29 berada di cell a3;

Formula (a)
=if(left(a3,2)="TV","Televisi",if(right(a3,2)="29","29 Inci"))

Jika hanya menggunakan fungsi if saja maka
Formula (b)
=if(a3="TV29","televisi",if(a3="TV29","29 inci"))

Formula (c)
=left(a3,2) untuk TV
=right(a3,2) untuk 29

jadi digabungakan fungsi IF dengan Text dikarenakan untuk membaca cell a3 secara terpisah-pisah maka a3 diganti dengan fungsi text left(a3,2) untuk TV dan right(a3,2) untuk 29 dan hasil penggabungannya dapat dilihat pada formula (a) di atas.

Gampang bukan.........!!! yang perlu diperhatikan adalah cell tersebut apakah utuh atau tidak dibacanya. Jika untuk maka fungsi yang digunakan juga utuh (tanpa digabungkan atau diantu dengan fungsi lainnya), akan tetapi jika tidak utuh maka perlu menggabungkannya dengan fungsi lainnya seperti contoh diatas. Selamat mencoba.....????!!!

Fungsi IF dalam pembacaan cell

Fungsi "If" merupakan fungsi logika yang memiliki pilihan (option) lebih dari satu dan bertujuan untuk mengelompokkan data ke bagian-bagian yang sesuai dengan kelompoknya. Misalnya ada sebuah kode barang dengan kode TV maka artinya barang tersebut adalah televisi, atau KM untuk sebuah komputer, AC untuk sebuah pendingin ruangan (air condition) dan lain sebagainya. Jika jenis barang yang akan di baca dari sebuah kode hanya satu tipe misalnya kode seluruh barang yang ada hanya TV maka jelas fungsi IF tidak akan ada gunanya. Tetapi saat barang yang dimiliki lebih dari satu tipe maka akan terasa peranan dan fungsi if dimana pembacaan tipe barang akan dapat dilaksanakan dalam hitungan detik.

Ada beberapa prinsip kerja dari fungsi IF yang ada pada lingkungan sekitar, diantaranya:

1. Buatlah masing-masing kode sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan; misalnya memberi kode untuk barang obat BDX untuk bodrex, KMX untuk komix, FLC untuk flucyl, PDL untuk panadol dan seterusnya. Jadi yang me netapkan dan membuat kode adalah anda sendiri dan seusaikan dengna kebutuhan.

2. Buatlah kode dengan jumlah karakter yang sama; jika karakter yang digunakan 3 karakter seperti contoh (1) di atas maka buatlah untuk kode yang lainnya dengan 3 karakter, dan jangan membuat kode dengan karakter yang berbeda-beda atau beragam misalnya ada yang 2 karakter, ada yang 3 karakter atau 4 karakter.

3. Buatlah kode yang konsisten artinya tidak berubah-ubah misalnya sekarang menggunakan 3 karakter kemudian dirubah menjadi 4 atau 2 karakter. Jika ini yang terjadi maka fungsi IF yang dibuatkan untuk 3 karakter harus dirubah lagi untuk membaca karakter yang baru.

Nah....Selamat mencoba dan mulailah untuk merancang pengkodean yang disusun sendiri dan jangan membuat sebuah kode dengan kode-kode yang rumit dan terlalu panjang. Selamat mencoba....!!!!????

Fungsi text dalam pembacaan karakter

Fungsi text merupakan fasilitas dari ms excel yang diperuntukkan pembacaan karakter dari sebuah cell. Karakter yang dimaksud dapat berupa angka, huruf, spasi dan lambang seperti @, #,$, dan seterusnya. Misalnya dari sebuah barang memiliki kode barang CM-P4-M-532. Kode barang tersebut pada dasarnya memiliki arti yang dapat menjelaskan barang tersebut. Sebut saja dari kode barang CM-P4-M-532 kita uraikan menjadi:

- CM  untuk menjelaskan jenis barangnya yaitu komputer
- P4    untuk menjelaskan tingkatan komputer pentium 4
- M    untuk menjelaskan multimedia
- 532  untuk menjelaskan nomor barang

Jika pembacaan dari masing-masing kode dilakukan secara manual maka sudah dapat dipastikan pekerjaan tidak akan pernah selesai karena disibukkan hanya untuk membaca kode barang. Jelas waktu dan tenaga akan terbuang sia-sia.  Disinilah fungsi text sangat dibutuhkan karena fungsi text dapat pembacaan karakter seperti contoh di atas dapat dilakukan dengan hitungan detik dan tidak perlu khawatir akan kesalahan dalam pembacaan karakter (kecuali kesalahan user dalam menyusun formula fungsi text).

Ada beberapa fungsi text yang dapat digunakan diantaranya:

1. Fungsi text pembacaan karakter dari kiri; dengan menyusun formula ini maka karakter akan dibaca mulai dari kiri ke kanan. Ketentuannya sebagai berikut =left(cell;jumlah karakter yang dibaca dari kiri)

Sebagai contoh: jika kode barang CM-P4-M-532 berada di cell b4 maka formula left dapat dimasukkan:

=left(b4;2) maka akan menghasilkan CM, jika =left(b4;4) maka akan menghasilkan CM-P (tanda strip (-) dibaca karakter dimana mulai dari C (1), M (2), - (3) dan P (4) 

2. Fungsi text pembacaan karakter dari kanan; dengan menyusun formula ini maka karakter akan dibaca mulai dari kanan ke kiri. Ketentuannya sebagai berikut =right(cell;jumlah karakter yang dibaca dari kanan) 

Sebagai contoh: jika kode barang CM-P4-M-532 berada di cell b4 maka formula right dapat dimasukkan:

=right(b4;3) maka akan menghasilkan 532, jika =right(b4;5) maka akan menghasilkan M-532 (tanda strip (-) dibaca karakter dimana mulai dari 2 (1), 3 (2), 5 (3), - (4) dan M (5) 

3. Fungsi pembacaan karakter dari tengah;  dengan menyusun formula ini maka karakter akan dibaca mulai dari tengah sebagai urutan kek 1dan selanjutnya pembacaannya dari kiri ke kanan. Ketentuannya sebagai berikut =mid(cell;jumlah karakter ke 1;jumlah karakter yang dibaca dari kiri ke kanan)

Sebagai contoh: jika kode barang CM-P4-M-532 berada di cell b4 maka formula mid dapat dimasukkan:

=mid(b4;4,2) maka akan menghasilkan P4, jika =mid(b4;7;1) maka akan menghasilkan M

dari dua contoh mid di atas 

bahwa hitungan 1 di mulai dari karakter ke 4 maka P (1), 4 (2), - (3), M (4) dan seterusnya.

bahwa hitungan 1 di mulai dari karakter ke 7 maka M (1), - (2), 5 (3), 3 (4) dan seterusnya.

Mulai merancang sebuah program sederhana dimana sebuah kode dapat disusun dengan memberi arti pada setiap kode tersebut dan untuk memudahkan mengurainya maka gunakanlah gungsi text dalam pembacaannya. Selamat mencoba ..............!!!!!!!! 

Pembuatan formula pada Ms excel

Formula adalah sebuah rangkaian proses yang dibuat untuk menghasilkan informasi yang diinginkan sehingga rangkaian proses tadi haruslah mampu untuk melakukan pembacaan terhadap data yang ada. Sering para pengguna Ms Excel lalai dalam pembuatan formula dimana pembacaan data tidak dilakukan pemisahan karakter dan menganggap semua data tersebut sama. Atau dalam pembuatan formula menggunakan "spasi" yang dapat mengakibatkan kegagalan dalam eksekusi proses.

Ada beberapa hal yangharus diperhatikan dalam pembuatan formula walaupun hal ini sering dianggap tidak perlu diperhatikan tetapi dapat mengakibatkan kegagalan dalam proses, diantaranya:

1. Penggunaan tanda "="; bila formula dibuat maka selalulah untuk mengawali dengan tanda = karena bila tidak diawali dengan tanda = maka Ms excel menganggap bahwa formula tersebut adalah sebuah text (tulisan) yang tidak memerlukan proses selanjutnya. Misalnya melakukan perkalian 2 kali 3 maka formulanya adalah =2*3, dan  menghasilkan nilai 6, tetapi bila dituliskan 2*3 tanpa diawali  tanda = maka formula ini hanyalah sebuah penulisan angka 2, tanda bintang dan angka 3 tanpa melakukan perkalian

2. Penggunaan spasi; pada bagian-bagian tertentu formula tidak dibenarkan menggunakan spasi dan jika ini dilakukan maka dapat mengakibatkan kegagalan formula dalam melakukan proses selanjutnya. Spasi atau karakter kosong pada sebuah program memililki makna karena dianggap sebuah karakter walaupun kosong. Spasi dapat digunakan bila ada pemberian karakter bantuan dan biasanya karakter tersebut adalah tanda kutip dua (") yang diletakkan diawal dan diakhir. Misalnya pada keterangan akan diproses informasi bonus atau tidka ada bonus maka formula keterangan tersebut haruslah menggunakan tanda spasi untuk tidak ada bonus tetapi dalam penulisannya sebagai berikut "tidak ada bonus".

3. Pembacaan karakter angka dan text; maksudnya karakter angka dan text haruslah dipisahkan sehingga formula dapat melakukan proses. Misalnya kode barang tv29s yang berarti barangnya televisi, ukurannya 29 inci dan mereknya sonny (s untuk sony). Jika tv29s dibaca angka maka ini jelas salah total, tetapi bila dibaca sebagai text maka hal ini benar dan penulisan pada formula yang benar adalah "tv29s" dimana tanda kutip dua memberi makna pembacaan text.

Semoga 3 hal diatas dapat membantu dalam pembuatan formula sehingga formula yang dibuat dapat menghasilkan informasi yang diinginkan dan dapat dipergunakan. Selamat mencoba...!!!!

Bekerja dengan Kolom dan Baris

Kolom (column) dan baris (row) merupakan bagian dari lembar kerja dari Ms Excel. Kolom dan baris ini secara standar ditentukan oleh Ms Excel, namun ukrannya dapat diperbesar dan diperkecil sesuai dengan isi cell yang terdapat di dalamnya.

Langkah-langkah memperbesar kolom (column):

1. klik kolom yang hendak diperbesar atau diperkecil
2. klik toolbar format-column width (seperti pada jendela di bawah ini)

lalu muncul jendela berikut

ketikkan ukuran besar kolom yang diinginkan-ok. (untuk diingat desimal ditandai dengan titik)

Langkah-langkah untuk memperbesar baris (row):
1. klik baris yang ingin diperbesar
2. klik format-row heigh
3. ketikkan ukuran tinggi yang diinignkan-ok

Nah...untuk mengatur kolom baris tidak serumit yang dibayangkan dan janganlah ragu untuk bekerja dengan Ms excel dalam membuat laporan atau tugas  yang berbentuk tabel seperti absensi, daftar nilai, daftar barang dan lain sebagainya. Selamat mencoba......!!!!!!!

Bekerja dengan IF

Fungsi IF merupakan fungsi logika yang memiliki kemungkinan/pilihan lebih dari satu. Banyaknya jumlah kemungkinan/pilihan dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang diperlukan, bisa 2, 3, 4 bahkan lebih. Adapun kemungkinan/pilihan ini bertujuan agar semua data yang ada dapat dikelompokkan/dipilah/dibagi sehingga informasinya pun sudah terkelompok sesuai dengan keinginan. 

Ada beberapa contoh dalam membuat kemungkinan/pilihan tersebut:

1. Kemugkinan dengan 2 pilihan; contohnya pilihan lulus atau tidak lulus, discount atau tidak discount, elektronik atau bukan elektronik dan lain sebagainya.

2. Kemungkinan dengan 3 pilihan; contohnya pilihan dalam
a. mengkategorikan pekerjaan Pegawai negeri, pegawai swasta atau wiraswasta
b. mengkategorikan kelas angkutan umum ekonomi, AC, super eksekutif

Pilihan atau kemungkinan yang dibuat haruslah ditentukan terlebih dahulu patokan untuk mengkategorikannya atau memilahnya, misalnya keterangan lulus, tidak lulus ditentukan dari nilai rata-rata keseluruhan; menentukan discount atau tidak discount dari total pembayaran. Begitu juga dengan kelas angkutan umum ekonomi, AC atau super eksekutif ditentukan dari jam keberangkatan, pekerjaan ditentukan dari 

Langkah-langkah membaca ketentuan dan menuliskannya dalam formula IF:

Maka formula yang dituliskan adalah

=if(b5>71,"lulus",if(b5<71,"tidak lulus"))

Kalau formula ini diterjemahkan ke dalam bahasa maka dapat diartikan sebagai berikut:

jika rata-rata nilai lebih besar dari 71 maka keterangan lulus, jika rata-rata nilai lebih kecil dari 71 maka keterangan tidak lulus.

Coba perhatikan penulisan formula dan artinya

a. if dibaca jika 

b. koma dibaca maka 

c. b5 dibaca rata-rata nilai

d. keterangan tidak dibaca karena pencarian berada di kolom keterangan

Ada ketentuan yang harus diketahui dalam pembacaan:

1. Jika dalam menulis formula TIDAK DIBENARKAN menggunakan SPASI, artinya penulisan selalu dirapat saja tanpa spasi KECUALI dalam tanda kutip dua 

2. Jika teks maka diberikan tanda kutip pembuka dan kutip penutup seperti tanda kutip pada keterangan lulus dan tidak lulus

3. Jika angka maka tidak diberi tanda kutip seperti 71

3. Berapa jumlah kurung buka yang dibuka HARUSLAH sebanyak itu pula kurung tutupnya

Nah....semakin pembacaan formula disesuaikan dengan ketentuannya maka semakin mudah untuk memahami fungsi if. Tetapi bila membaca formula diatas dengan pembacaan if, b5, koma dan seterusnya maka akan semakin sulit untuk membuat formula. TETAPI jika pembacaan seperti if, b5 dibaca rata-rata nilai, koma dibaca maka, akan sesuai dengan KETERANGAN KETENTUAN YANG DIBUAT. Jadi mulailah untuk menulis formula tetapi membacanya sesuai dengan ketentuan yang ada. Selamat mencoba......!!!!!!!!