Cara cepat mengetik naskah menggunakan Ms Word

Banyak pengguna komputer mengetikkan sebuah naskah baik itu berupa tugas atau makalah menghabiskan waktu yang cukup lama di depan komputer. Banyak komentar kenapa begitu lama dan jawabannya pun beragam, mulai dari jawaban belum mahir, belum mengenal posisi huruf di keyboard, kurang mampu menggunakan aplikasi ms word sampai pada susah menghafal kata dalam jumlah yang panjang. Dan masih banyak lagi jawaban yang pada intinya mengarah kepada kendala dan akhirnya tetap lambat.  Sebenarnya pengetikan naskah tidaklah begitu sulit karena sama dengan pengetikan biasa dan semua kondisi di atas dapat diatasi dengan cara menyikapi tahapan dalam pengetikan.

Secara garis besar, ada 2 tahapan pengetikan menggunakan aplikasi Ms Word yaitu:


1. Tahap Pengetikan

Tahapan pengetikan ini maksudnya anda diminta hanya melakukan pengetikan saja dan mengabaikan perubahan-perubahan yang ada pada naskah seperti: kata tebal, miring, garis bawah, paragrap ke tengah atau ke kanan dan masih banyak lagi perubahan terhadap naskah yang harus dilakukan.

Sebagai ilustrasi

Jika anda mengetikkan sebuah judul, setelah itu anda melakukan tindakan membesarkan, mengetengahkan judul dan lain sebagainya...kemudian anda kembali lagi ke posisi normal karena jika tidak maka pengetikan berikutnya akan sesuai dengan judul. Bisakah anda bayangkan saat mengetik sebuah judul anda telah bolak balik dari tebal, miring, ke tengah dan kembali lagi ke normal tanpa tebal miring dan ke tengah. Ini baru judul saja, belum lagi kalimat berikut dan seterusnya. Saya dapat yakin bahwa dalam pengetikan 1 halaman saja anda telah bolak balik dan bagaimana dengan halaman berikutnya tentu bolak baliknya akan lebih banyak lagi dan akhirnya waktu yang tersita pun lebih panjang dan lama.

Ilustrasi diatas tentu akan anda jawab walaupun bolak balik tetapi hasilnya langsung lengkap dan tidak perlu lagi melihat bagaimana tampilan yang telah diketik. Dengan kata lain, sekali mengetik dan itu sudah ketikan yang sempurna sesuai dengan apa yang diinginkan. Tetapi kenyataannya tetap saja anda balik ke halaman sebelumnya dan itu pasti terjadi pengulangan dan pengecekan kembali apa yang telah diketik. 

2. Tahap Editing dan formatting

Pada tahapan ini adalah kegiatan melakukan meng-edit dan mem-format naskah sesuai dengan apa yang diinginkan. Di sini kegiatan anda hanya melakukan perubahan seperti menebalkan huruf, miring, paragrap rata kiri dan kanan, ganti font dan lain sebagainya. 

Sebagai ilustrasinya:

Dan tahap ini mulai dari halaman awal sampai halaman terakhir naskah anda tidak lagi bolak balik antara pengetikan dan formating, yang anda lakukan hanya blok kemudian tebalkan, atau miring kan....berikutnya blok kemudian rata kiri dan kanan paragraphnya.....blok lagi dan seterusnya...blog lagi dan rubah lagi....blok lagi .......bahkan tahap ini keyboard tidak lagi anda butuhkan karena anda hanya bekerja dengan mouse saja.

Nah, gampang bukan dalam pengetikan....hanya saja tahapan-tahapan yang sering anda gunakan dalam mengetik sajalah yang membuat anda menjadi lambat bukan karena anda yang tidak mampu menggunakan aplikasinya. Mulai dari sekarang rubahlah cara mengetik anda agar anda tidak terjebak dalam kegiatan yang menghabiskan waktu lama dan katakan selamat tinggal pada cara lama......Selamat mencoba !!! 

Menggunakan equation untuk pembuatan rumus matematika, fisika, kimia dan biologi

Banyak pengguna komputer/laptop mengalami kesulitan dalam pembuatan naskah yang memerlukan tanda atau simbol yang jarang digunakan. Simbol atau lambang tadi tidaklah dapat ditemukan pada keyboard sehingga banyak cara yang digunakan agar dapat tampil seperti yang diinginkan. Sebagai contoh kasus penulisan naskah matematika, kimia, fisika dan biologi bagi guru sangatlah membingungkan karena banyak lambang atau simbol yang tidak ada pada keyboard. Jika kondisi ini dibiarkan maka sering guru bidang studi tersebut menjadi malas untuk menggunakan komputer/laptop dan akhirnya ditempuh jalan pintas dengan tulis tangan atau mengcopy yang sudah dicetak lalu ditempelkan pada naskah asli.

Sebenarnya jika di-explore lebih jauh lagi, aplikasi Ms Word mempunyai fasilitas bantuan untuk hal yang di atas. Bantuan yang sederhana dapat dilihat pada toolbar format, atau penggunaan simbol (insert-symbol) dan terakhir yang lengkap dan yang seharusnya digunakan adalah equation. Equation tools ini lah yang dapat menjawab permasalah di atas. Pada equation ini terdapat berbagai lambang/simbol, proses kimia, proses matematika, proses fisika dan biologi. Tidak berlebihan mulai dari sekarang  belajarlah untuk menggunakan equation dan minat untuk menulis akan menjadi semangat kembali.

Langkah-langkah menggunakan equation sebagai berikut:

1. posisikan i-beam dimana equation di tempatkan setelah itu klik insert-equation-insert new equataion (seperti jendela berikut ini)

2. muncul jendela equation tools (seperti berikut ini)

Keterangan:

a. lingkaran panah : ruang dimana equation dituliskan; disini perlu diketahui bahwa ruang naskah dan equation berbeda dimana saat equation diaktifkan maka akan muncul jendela equation tools dan untuk keluar dari jendela equation caranya dengan mengklik kanan mouse pada area di luar ruang equation.

b. toolbars simbol; berisikan berbagai simbol yang digunakan;

dengan mengklik salah satu simbol maka secara otomatis akan muncul pada ruang equation dan proses penghapusan (delete) dan cara memblok sama saja dengan proses pengetikan naskah pada umumnya.

c. kelompok rumus; kelompok ini berupa penulisan baku penggunaan berbagai pengrumusan seperti akar, integral, matrik dan seterusnya (seperti jendela berikut ini)

kotak-kotak kecil itu merupakan ruang yang harus diisikan dengan data yang anda inginkan. Jika anda menginginkan sesuatu yang berbeda maka pilihlah yang sesuai dengan kebutuhan anda. Dan ini dapat anda gunakan berulang-ulang kali.

Nah, selesai sudah langkah-langkah menggunakan equation dan selanjutnya anda dapat mengerjakan naskah dengan mudah dan cepat. Yang perlu anda ingat dalam penggunaan equation ini adalah 

a. pemilihan lambang-lambang yang digunakan sebelum memilih sebaik anda pastikan dulu rumus ini menggunakan pilihan apa.

b. penggunaan lambang yang berjenjang; anda sudah memilih satu pilihan dan dalam pilihan tadi anda dapat memilih pilihan lagi. Jadi pilihan tidak harus pada ruang yang baru, misalnya anda memilih pecahan dan dalam pecahan ada pangkat dan dalam pangkat ada akar. Pilihan ini adalah sebagai berikut:

- pilihan pertama adalah pecahan

- klik pada pecahan yang akan diberi pangkat lalu pilih equation pangkat

- klik pada equation pangkat lalu pilihan equation akar

- begitulah seterusnya....

jangan pernah untuk tetap mencoba dan jangan putus asa karena sesuatu itu tidak dapat kita ketahui dengan cepat dan mudah. Jika and amelakukan berulang kali dan pasti kesalahan yang sama tidak akan lagi terjadi pada berikutnya. Selamat mencoba....??????!!!!!!

Bekerja dengan shading

Shading adalah fasilitas yang disediakan oleh aplikasi Ms word untuk memberikan warna latar pada sebuah objek (berupa teks, gambar). Sebagai contoh, ada sebuah judul atau sub judul yang diberikan warna latar sehingga warna ini dapat berfungsi sebagai variasi.

Berikut ini adalah contoh dari sebuah shading:

Langkah-langkah pembuatan shading:

1. klik pada posisi dimana shading akan ditempatkan

2. klik page layout-page border -shading (seperti jendela berikut ini)

pada pilihan fill untuk memilih warna shading

3. Setelah warna telah di pilih maka klik Ok

shading telah selesai dibuat dan untuk menghapus shading lakukan seperti langkah-langkah diatas dan pada pilihan fill pilihlah dengan no colour. Nah gampang bukan, jadi jangan takut untuk mencoba dan berlatih karena dengan berlatih maka keterampilan akan lebih bertambah. Selamat mencoba....!!!!

Bekerja dengan page border

Page border adalah garis yang berada pada sisi atas, bawah, kiri dan kanan lembar kerja; atau dengan perkataan lain page border merupakan garis bingkai yang ditempatkan pada lembar kerja (page). Penggunaan page border seperti pada bingkai cover, bingkai yang terdapat pada sebuah sertifikat, bingkai pada sebuah poster atau undangan dan lain sebagainya.

Langkah-langkah membuat page border adalah sebagai berikut:

1. klik page layout-page border (muncul jendela border and shading berikut ini):

2. klik page border-art (pilihan bingkai terdapat pada art)

3. klik option
Option berguna untuk pengaturan posisi bingkai. Ada 2 pilihan untuk posisi bingkai yaitu:
a. text, artinya bingkai yang dibuat akan merapat pada posisi text yang terdapat dalam page border
b. edgeof page; artinya bingkai yang dibuat akan merapat ke tepi atau mengikuti ukuran kertas

4. klik ok dan ok lagi.

Selesai sudah untuk pembuatan sebuah bingkai menggunakan page border. Dan selanjutnya jika terjadi perubahan atau penggantian bingkai maka yang dilakukan adalah langkah-langkah di atas, bukan berarti ganti bingkai lantas membuat file baru lagi. Selamat mencoba....!!!!

Bekerja dengan Tabulasi

Tabulasi adalah jarak atau lompatan yang digunakan untuk memberi ruang atau jarak antar satu kata dengan kata lainnya. Jarak atau lompatan ini dapat juga digunakan sebagai pengganti tabel karena terdiri dari kolom dan baris. Perbedaannya dengan tabel adalah penggunaan garis.

Berikut contoh dari penggunaan tabulasi yaitu pembuatan daftar barang seperti berikut ini:

No      Nama barang           Tipe Barang      Jumlah Barang               Harga

Jarak antara No dan Nama barang, dan Nama barang dengan tipe barang dan seterusnya, disinilah pembuatannya menggunakan tabulasi.



Ada beberpa keuntungan menggunakan tabulasi (ruler):

1. Jarak atau lompatan dapat ditentukan sendiri, artinya ada yang jarak atau lompatannya dekat, adah yang jauh

2. mudah untuk melakukan pergeseran atau merubah jarak atau lompatan tabulasi dan hasilnya isi pun ikut bergeser

Langkah-langkah bekerja dengan tabulasi:
1. klik pada ruler sesuai dengan jarak atau lompatan yang diinginkan yang ditandai dengan muncul huruf L hitam (seperti pada jendela berikut ini):

pada contoh di jendela di atas bahwa jarak atau lompatan tabulasi: 2, 5, 7, 10 dan 13

2. tekan tab yang terdapat dikeyboard untuk jarak atau melompat dan gunakan backspace untuk mundur

Menggeser tab (L ) yang terdapat di ruler:
1. Klik kiri mouse L (ruler) dan tahan
2. Geser ke kiri atau ke kanan secara sejajar
3. lepaskan klik kiri mouse pada jarak atau lompatan yangdiinginkan

Menghilangkan tab L (ruler):
1. klik kiri mouse dan tahan L (ruler) yang ingin dihilangkan
2. gerakkan ke bawah ruler dan lepaskan

Nah....gampang bukan pengerjaan tabulasinya dan diharapkan jangan lagi menggunakan spasi yang berlebihan bila ingin membuat jarak atau lompatan. Pengerjaan yang dilakukan dengan manual (space bar) akan sulit bila ada perubahan yang diinginkan terhadap jarak atau lompatan tabulasi, dan perubahan terpaksa dilakukan juga secara manual. Selamat mencoba.....!!!!!!

Bekerja dengan Jendela Ms word

Pengolah kata adalah bagian dari kegiatan perkantoran/sekolah karena dengan pengolahan kata ini kegiatan administrasi seperti surat menyurat, pengumuman dan pelaporan dapat diselesaikan dengan cepat. Perlu diketahui bahwa banyak pengolah kata yang dapat digunakan hanya tergantung pengguna lebih mampu dan nayaman memakai pengolah kata yang mana.

Ms word adalah pengolah kata, artinya program/aplikasi ini lebih ditekankan pada pengolahan huruf (kalimat). Pengolah kata yang banyak digunakan di dataran Asia adalah Ms Word dan Ms word itu sendiri bagian dari Microsoft Office.

Pada jendela Ms word diatas dapat dilihat beberapa hal:

1. Title bar adalah informasi nama file dan program yang digunakan seperti contoh di atas nama file document1 dan program yang digunakan adalah Ms word

2. Menu bar adalah menu berisikan kelompok icon-shortcut seperti: home, insert, page layout...dan seterusnya

3. Scroll bar adalah fasilitas untuk melihat ke bagian atas dan ke bagian bawah; meihat bagian di kiri dan di sebelah kanan

4. Ruler adalah tampilan penggaris untuk mengetahui posisi rata atau tidak nya naskah yang diketik

5. Page info adalah fasilitas informasi posisi di layar seperti contoh di atas di informasikan berada di halaman 1 dari berapa jumlah halaman yang ada

6. Icon bar-short cut adalah fasilitas yang ditampilkan berupa icon (gambar/lambang) pada toolbar untuk mempercepat tidankan seperti menebalkan (bold) cukup klik B

7. Kursor atau i-beam adalah penandaan posisi mengetik

8. Work area adalah fasilitas yang menunjukkan bagian dari halaman yang dapat diisikan dan bagian mana yang tidak dapat diisikan.

Nah...jika telah memahami beberapa hal diatas maka sudah siap untuk melakukan pengetikan dan sudah dapat kapan penggunaannya dipakai untuk pengetikan naskah. Tidaklah sulit untuk memahami hal-hal di atas karena semuanya itu akan selalu ditemui saat pengetikan berlangsung. Selamat mencoba.....!!!!

Bekerja dengan Bullet

Bullet merupakan fasilias aplikasi Ms word yang berfungsi untuk penomoran (numbering) atau pemberian simbol (bullet). Pemberian bullet and numbering sering dilakukan secara otomatis, dimana pemberian numbering dan bullet hanya dilakukan pada pertama lalu enter, seterusnya yang melanjutkan numbering and bullet nya adalah Ms word.

Langkah-langkah membuat bullet:
1. blok kelompok yang akan diberi bullet
2. klik toolbar icon bullet (seperti terlihat pada jendela berikut ini):

3. klik satu dari pilihan yang muncul, dan bila tidak ada yang diinginkan maka klik define new bullet untuk mencari bullet laindi kelompok symbol

4. muncul jendela berikut (define new bullet)-symbol-ok

Catatan:

Jka pengguna memunculkan terlebih dahulu bullet pilihan sebelum mengetikkan isi bulletnya maka untuk bullet yang berikutnya cukup menekan enter dan bullet muncul secara otomatis untuk seterusnya.

Nah...tentukan terlebih dahulu bullet apa yang akan ditampilkan dan selanjutnya cukup menekan enter danbullet berikutnya muncul sendirinya (otomatis). Tetapi jika bulletnya belakangan maka yang dilakukan adalah cukup menekan enter di akhir naskah lalu blok dan ikut seterusnya langkah di atas. Selesai sudah pembuatan bullet dan jangan ragu untuk mencoba karena dengan banyak mencoba maka keterampilanpun akan semakin terasah. Dan jangan menghapal langkah-langkah karena akan gampang lupa tetapi cobalah untuk banyak praktek dan latihan. Selamat mencoba....!!!!!

Bekerja dengan wordart

Wordart merupakan fasilitas yang terdapat pada kelompok microsoft office (word, excel, powerpoint) dan berfungsi sebagai huruf yang mempunyai seni. Seni disini maksudnya huruf mempunyai ruang untuk diberi variasi: bagian dalam, garis huruf, ukuran huruf, tampilan dan arah huruf. Seperti pada tampilan berikut ini dapat dibedakan perbedaan Wordart dan huruf normal.

Lakukan beberapa kali enter untuk memberikan ruang untuk menempatkan wordart agar pada saat memindahkan atau menyisipkan wordart di naskah tidak mengalami banyak masalah.

Langkah-langkah membuat wordart:

1. klik icon bar insert-wordart-pilih jenis wordart
2. ketikkan kata/kalaimat yang diinginkan pada jendela wordart berikut

pada bar font, pilih jenis huruf yang diinginkan lalu klik ok

3. muncul hasil wordart yang diinginkan


Langkah-langkah editing wordart:

1. klik wordart yang telah dibuat
2. maka muncul jendela berikut :

a. Kelompok panah kuning untuk menampilkan kembali bila ada perubahan terhadap huruf, kata atau kalimat dan sekaligus memilih jenis hurufnya
b. kelompok panah merah untuk memberi warna bagian dalam (fill) dan warna garis (line)
c. kelompok panah hijau untuk memposisikan wordart berada dimana penempatan di sebuah naskah: di depan text (in front of), dibelakang text (send behind text)
d. kelompok panah biru untuk mengganti gallery (tampilan jenis wordart)

Catatan:
Jika wordart dimasukkan dalam sebuah naskah maka pilihan arrange (pengaturan posisi) wordart sebaiknya pada pilihan behind text. Hal ini dimaksudnya pada saat menggeser atau memindahkan wordart posisi naskah tidak bergesar atau tidak terpengaruh sehingga hasil sesuai dengan yang inginkan.

Nah...selesai sudah wordart yang dibuat. Selalu u ntuk memberikan ruang terlebih dahulu untuk menempatkan wordart dengan menekan enter beberapa kali sebelum perintah pembuatan wordart dijalankan. Kembali diingatkan untuk selalu mengingat setiap langkah yang berhasil dijalankan untuk catatan jika kesalahan yang yang sama terulang lagi. Selamat mencoba.....!!!!!!!!!!!

Bekerja dengan find and Replace

Find and replace merupakan fasilitas yang disediakan pada aplikasi Ms word yang berfungsi untuk mencari kata (find) dalam jumlah yang banyak dan sekaligus menggantikan kata (replace) yang banyak tadi dengan kata yang diinginkan. Misalnya dalam pengetikan naskah yang berisikan 30 halaman dan diharuskan mencari kata "penduduk" maka pencarian sudah dapat dipastikan memakan waktu lama bahkan berjam-jam. Dan kemudian kata "penduduk" tandi harus digantikan dengan kata "masyarakat" dan ini sudah dapat dipastikan akan lebih lambat lagi dari pencarian tadi. 

Di sinilah find and replace digunakan agar waktu yang berjam-jam tadi dapat diselesaikan dengan dalam hitungan detik. Banyak pengguna rela menghabiskan waktu berjam-jam saat meng-edit naskah dan akhirnya merasa kecapean trus hasil mejadi tidak maksimal. Hal ini disebabkan ketidaktahuan dan tidak ingin mencari tahu.

Langkah-langkah mejalankan find and replace sebagai berikut:

1. klik replace yang terdapat  icon bar editing (pada gambar diberi lingkaran merah)

2. maka muncul jendela berikut ini

3. maka pada bar find what ketikkan kata yang dicari dan pada bar replace with ketikkan kata pengganti yang dicari tadi lalu replace all.

Nah.....selesai sudah pengerjaan mencari dan mengganti hanya dalam hitungan detik. Mudah untuk melakukannya dan diharapkan untuk selalu mengingat berbagai fasilitas yang disediakan aplikasi Ms word agar penyelesaian pengetikan sebuah naskah tidak membutuhkan waktu yang terlalu lama. Usahakan setiap tindakan yang berhasil dijalankan dan hasilnya terbukti, lakukan pencatatan karena ini akan menjadi panduan di saat kesalahan yang sama terulang kembali. Selamat mencoba..........!!!!!!! 

Bekerja dengan Page setup

Page setup merupakan fasilitas Ms word (pengolah kata) yang bertujuan pengaturan kertas (paper) baik untuk Pengetikan (typing) maupun Pencetakan (print out). Pengaturan page setup diantaranya meliputi pengaturan batas kertas, tampilan kertas, jenis kertas, dan lain sebagaimnya yang ada hubungannya dengan penggunaan kertas (paper). 

Banyak pengguna komputer merasa bahwa setiap file baru ukuran kertas kerja yang ditampilkan adalah ukuran yang baku dan tidak dapat di rubah. Hal ini baru disadari saat hasil cetakan  bahwa kertas yang diinginkan tidak sesuai dengan keinginan. Sering juga pengguna merasa bingung dengan tampilan yang dimiliki orang, kenapa bisa seperti itu dan yang dimiliki pengguna komputer seperti ini. Maka dari itu perlu dicermati sebelum melakukan pengetikan terhadap sebuah naskah yaitu ukuran kertas yang digunakan adalah legal atau letter atau custom.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam Pengaturan kertas (page setup):
1. Jenis kertas yang digunakan
2. Batas margin kertas

Langkah-langkah mengatur kertas adalah sebagai berikut:
1. file-page setup maka muncul jendela page setup versi Ms word 2003 seperti yang tertera di bawah

Langkah-langkah menggunakan Ms word 2007  sebagai berikut:
1. klik toolbar page layout
2. muncul bar seperti berikut ini:

Ms Word 2007

Keterangan:

1. Page setup untuk pengaturan batas atas (top), batas bawah (bottom), batas kiri (left) dan batas kanan (right)
2. Orientation, pilihan penggunaan kertas normal (portrait) dan horizontal/melebar (landscape)
3. Size, pilihan menentukan ukuran kertas seperti legal, letter atau pengaturan kertas sendiri menggunakan customize
4. Column, pilihan membagi lembar kerja menjadi beberapa kolom seperti tampilan koran

Pengaturan keseluruhan secara manual dapat dilakukan dengan menggunakan langkah berikut:
1. klik toolbar page layout-margin-custom margin
2. muncul jendela page setup berikut:

Ms word 2003

Pada jendela ini pengaturan dilakukan dengan mengklikbagian yang ingin di rubah dan mengkklik tab margin, paper dan layout. keterangan masing-masing sama dengan keterangan di atas.

Nah...ternyata tidaklah seperti yang dibayangkan rumitnya karena ketidaktahuanlah membuat fasilitas yang disediakan Ms word menjadi sulit dan tidak mampu yang pada akhirnya selalu merasa tidak akan mahir-mahir dalam penggunaan Ms word. Mulailah untuk mengetahui failits untuk bertahap dan akhirnya bisa menggunakannya sesuai dengan apa yang diinginkan. Selamat mencoba.........!!!!!!!!!!!